Tugas 1 - ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN (ADPU4430)

Soal:

Ada tiga kendala atau permasalahan dalam kegiatan seleksi pegawai yaitu Suplai, Etis dan Organisasional. Jelaskan pendapat anda mengenai ketiga hal tersebut?

Jawab:

Menurut pendapat saya mengenai tiga kendala atau permasalahan dalam kegiatan seleksi pegawai yaitu Suplai, Etis dan Organisasional yaitu:

Proses seleksi merupakan rangkaian tahapan khusus yang digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang diterima dari sejumlah pelamar yang masuk. Proses seleksi tergantung pada tiga masukan yang akan sangat menentukan efektivitas proses seleksi, yakni:

1. Analisis Jabatan. Informasi analisis jabatan mem­berikan deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan, dan standar-­standar prestasi yang disyaratkan untuk setiap jabatan.
2. Perencanaan sumber daya manusia. Rencana ini mem­beri informasi kepada manajer personalia mengenai lowongan pekerjaan.
3. Penarikan atau Rekruitmen. Langkah ini diperlukan agar manajer personalia mendapatkan sejumlah pelamar yang akan terpilih.

Dalam kegiatan seleksi ini, bagian kepegawaian menghadapi tiga permasalahan, yaitu masalah suplai, etis dan organisasional. Ketiganya sering kali menjadi kendala dalam kegiatan seleksi yang diuraikan sebagai berikut:

1. Masalah Suplai

Biasanya semakin besar jumlah pelamar yang qualified , akan semakin mudah bagi bagian kepegawaian untuk memilih pegawai baru yang berkualitas. Namun keterbatasan bagian-bagian tertentu membuat organisasi tidak leluasa memilih calon-calon yang terbaik. Menurut Hani Handoko(1985:62), keterbatasan suplai ini dapat diukur dengan menggunakan rasio seleksi, yaitu hubungan antara jumlah pelamar yang diterima dan jumlah total pelamar yang tersedia.

Rumus : Rasio seleksi = jumlah pelamar yang diterima

                                            jumlah total pelamar

Apabila rasio kecil, misalnya 1:2 berarti hanya ada sedikit pelamar yang tersedia untuk dipilih. Dalam banyak kasus, rasio seleksi kecil mencerminkan rendahnya kualitas rekrutmen.

Pada umumnya, setiap dibuka penerima dari instansi publik, kita akan mendapatkan pelamar yang sangat berlimpah. Pelamar ini merupakan gabungan dari lulusan baru dan pegawai honorer yang telah beberapa waktu bekerja, tetapi belum diangkat menjadi pegawai tetap.

2. Masalah Etis

Pada waktu penerimaan pegawai, sering kali kita dengar istilah sistem keluarga (family system). Masalah ini sering kali mempengaruhi keputusan penerimaan pegawai. Apabila standar-standar etis ini dilanggar, pegawai baru yang dipilih mungkin tidak tepat.

3. Masalah Organisasional

Proses seleksi bukan merupakan tujuan akhir, tetapi merupakan prasarana ketika organisasi berupaya mencapai visi dan misinya. Di satu sisi, organisasi menghadapi keterbatasan, seperti anggaran yang akan membatasi proses seleksi. Di sisi lain, kebijaksanaan dan taktik organisasi juga merupakan batasan-batasan. Misalnya, organisasi lebih mengutamakan menerima calon pegawai laki-laki disbanding perempuan, meski tidak tertulis, hal itu dapat menghampat proses seleksi yang wajar.

Kualifikasi Dasar Seleksi

Dengan memperhatikan tujuan seleksi, jelas betapa penting proses  seleksi dalam memberi penilaian terhadap sifat-sifat, watak, dan kemampuan pelamar secara tepat, teliti, dan lengkap. Sifat, watak, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk memenuhi ketentuan-ketentuan dalam deskripsi jabatan harus sejauh mungkin tercermin atau ada pada diri pelamar.  Pada umumnya beberapa kualifikasi berikut ini mendasari suatu proses seleksi, yakni:

1. Keahlian. Keahlian merupakan salah satu kualifikasi utama yang menjadi dasar proses seleksi. Keahlian ini dapat digolongkan menjadi tiga: technical skill, human skill, dan conceptual skill. Technical skill merupakan jenis keahlian utama yang harus dimiliki para pegawai pelaksana, human skill merupakan keahlian yang harus dimiliki mereka yang akan memimpin beberapa bawahan atau lebih. Sedangkan conceptual ski” merupakan keahlian yang harus dimiliki mereka yang akan memangku jabatan pucuk pimpinan, sebagai figur harus mampu mengkoordinir aktivitas-aktivitas utama dalam organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
2. Pengalaman. Dalam proses pelamaran suatu pekerjaan,  pengalaman pelamar cukup penting dalam proses seleksi. Suatu organisasi atau perusahaan cenderung memilih pelamar yang berpengalaman daripada yang tidak berpengalaman. Mereka yang berpengalaman di­pandang lebih mampu dalam pelaksanaan-pelaksanaan tugas yang akan diberikan di samping, tentu, kemampuan intele­gensi juga akan menjadi dasar pertimbangan selanjutnya. Sebab, orang yang mempunyai intelegensi baik biasa memiliki kecerdasan cukup baik. Pengalaman saja tidak tepat digunakan menentukan kemam­puan seorang pelamar dalam menyelesaikan tugas dengan baik.
3. Umur. Perhatian dalam proses seleksi juga bertujuan pada masalah umur pelamar. Usia muda dan usia lanjut tidak menjamin diterima tidaknya seorang pelamar. Mereka yang usia lanjut, tenaga fisiknya relatif terbatas, meski mereka pada umumnya banyak pengalaman. Sebaliknya mereka yang muda, mungkin memiliki vitalitas fisik cukup baik, namun labour turnover mereka relatif lebih besar dan tanggungjawab mereka pun relatif kurang dibanding yang usia lanjut. Karena itu yang terbaik adalah pelamar-pelamar berusia sedang, atau sekitar 30 tahun, dengan kualitas-kualitas yang disesuaikan keperluan organisasi bersangkutan. Persoalan berapa sebaiknya umur pegawai agar memberikan prestasi maksimal kepada organisasi merupakan persoalan yang perlu perhatian tersendiri. Umumnya perusahaan menolak mempekerjakan mereka yang berusia lanjut karena alasan-alasan, antara lain, lambat bekerja,  kurang kreatif, sukar dididik, sering mangkir, dan sering sakit.
4. Jenis Kelamin. Sebagai dasar seleksi, jenis kelamin sering diperhatikan, terlebih untuk jabatan tertentu. Pada abad ke-20 ini, memang terbuka lebar kesempatan bagi tenaga kerja pria maupun wanita untuk  berbagai jabatan. Jabatan- jabatan tersebut ada yang memang dikhususkan untuk pria, ada yang dikhususkan untuk wanita, dan banyak juga yang terbuka untuk kedua jenis kelamin tersebut. Dalam hal ini, perlu penanggung jawab sumber daya manusia dalam organisasi memperhatikan perundang-undangan sosial yang berlaku. Contoh, perundang-undangan sosial  melarang setiap perusahaan mempekerjakan wanita di pertambangan, juga wanita tidak boleh dipekerjakan pada malam hari, kecuali perawat kesehatan di rumah sakit. Dari uraian itu terlihat, dalam penentuan kualifikasi pelamar kerja, masalah jenis kelamin menjadi salah satu dasar dalam proses seleksi.
5. Pendidikan. Kualifikasi pelamar merupakan cermin dari hasil pendidikan dan latihan sebelumnya. Pendidikan dan latihan yang dialami pelamar menentukan hasil seleksi selanjutnya dan kemungkinan penempatan dirinya dalam organisasi bila jadi diterima. Tanpa latar belakang pendidikan pelamar ini, organisasi akan sulit menyeleksi.
6. Keadaan fisik. Kondisi fisik seseorang pelamar kerja penting dalam proses seleksi. Sebab bagaimanapun juga suatu organisasi secara optimal senantiasa ingin memperoleh tenaga kerja yang sehat jasmani maupun rohani dan bahkan postur tubuh yang baik untuk jabatan tertentu. Bagi pelamar yang memiliki keadaan fisik baik jelas lebih beruntung dalam proses seleksi. Tentunya, juga tetap dengan memperhatikan faktor-faktor lain lagi.
7. Tampang. Kalau orang barat menyebut personal appearance, itu artinya tampak seseorang di hadapan orang lain atau yang tampak pada orang lain. Dalam jabatan-jabatan tertentu, tampang juga merupakan salah satu kualifikasi yang menentukan keberhasilan seseorang dalam melaksanakan tugas. Misal: tugas sebagai pramugari, pelayan toko, hu­bungan masyarakat, dan sebagainya. Pada umumnya persyaratan tampang ini merupakan kualifikasi tambahan untuk jabatan tertentu.
8. Bakat. Bakat atau aptitude seseorang pelamar turut memang kunci sukses dalam proses seleksi. Bakat ini dapat nampak pada test-test fisik maupun psikologis. Dengan test­- test tersebut, dapat diketahui bakat-bakat tersembunyi yang suatu saat dapat dikembangkan selain bakat yang telah ada.
9. Temperamen. Temperamen adalah pembawaan seseorang yang tidak dapat dipengaruhi pendidikan, berhubungan langsung dengan emosi seseorang. Temperamen merupakan sifat yang mempunyai dasar pada faktor-faktor dalam jasmani bagian dalam, ditimbulkan proses-proses biokimia. Temperamen sese­orang itu bermacam-macam, antara lain, periang, tenang, tenteram, dan pemarah. Temperamen-temperamen ini menentukan pula sukses tidak­nya seleksi dan atau di mana seseorang pelamar, bila lulus, akan di tempatkan dalam organisasi.
10. Karakter. Karakter berbeda dengan temperamen meskipun ada hubungan erat antara keduanya. Temperamen adalah faktor endogin, sedangkan karakter faktor eksogen. Karakter seseorang dapat diubah melalui pendi­dikan, sedang temperamen tidak dapat diubah. Meskipun semua kualifikasi itu penting, tetap harus dicatat, tidak seluruh kualifikasi ini harus dimiliki seseorang pelamar atau calon pegawai. Kualifikasi amat tergantung pada job specification jabatan tertentu, tergantung pada jabatan yang lowong dan perlu diisi.

Untuk itu solusi dari permasalahan tersebut yang berkaitan  dengan proses Rekruitmen meliputi :

A.    Identifikasi Spesifikasi pekerjaan

a.         Identifikasi spesifikasi kegiatan-kegiatan kerja.

b.         Persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan untuk menopang kegiatan-kegiatan kerja.

c.         Menetapkan Record ( pendapatan ) yang bersifat aplikatif dengan kegiatan-kegiatan kerja yang telah ditetapkan ( alur kegiatan kerja )

d.        Melakukan pemeriksaan ( screening ) dalam kaitannya dengan aplikasi-aplikasi kerja yang akan dilaksanakan.

e.         Melakukan kegiatan testing dan interview ( wawancara ).

f.          Melakukan tes fisik ( kesehatan ) pegawai / calon pegawai.

g.         Koordinasi internal organisasi berkaitan dengan kebutuhan akan personalia, termasuk penyusunan kegiatan promosi.

h.         Menetapkan besaran gaji dan tunjangan-tunjangan yang terkait dengan kesejahteraan pegawai.

i.           Penyusunan jabatan untuk para pekerja baik yang lama maupun yang baru , dilengkapi tugas dan tanggungjawabnya.

B. Berkaitan dengan Perencanaan Organisasi dan Staffing

1. Rekruitmen harus disesuaikan dengan karakter organisasi dan besaran organisasi ( skala organisasi ).
2. Semakin besar skala organisasi maka lingkup kegiatan rekruitmen menjadi komplek sekali
3.  Tekanan organisasi yang ber skala besar ditandai oleh spesialisasi.
4. Rekruitmen pada dasarnya tidak merupakan tanggungjawab satu manajer saja, namun melibatkan manajer yang lainya yang membutuhkan sumber daya manusia.
5. Rekruitmen berskala besar ditangani oleh staf yang berskala besar, dan testing dilakukan secara kelompok.
6. Manajer melakukan ketentuan rekruitmen sesuai ketentuan staffing, secara committed mereka menetapkan kebutuhan akan pegawai baru dan bertumpu pada tuntutan organisasi.
7. Bila rekruitmen berskala sangat besar, maka dapat dilaksanakan oleh suatu komite organisasi yang bersifat terpisah.

C.     Berkaitan denga seleksi

Maka petugas yang menangani seleksi tersebut diwajibkan memiliki penguasaan pengetahuan diantaranya yaitu :

1. Memahami organisasi ditempat dia bekerja.
2. Memahami karakteristik pegawai / calon pegawai dari berbagai tingkatan.
3. Ketrampilan dan study banding untuk melakukan seleksi.
4. Memahami cara untuk menempatkan kandidat yang tepat untuk satu jabatan.

D.    Mengoptimalkan Sumber Daya Rekrutmen

Adapun sumbernya terdiri dari :

1.  Transfer Internal dan Promosi .

Melalui metode “ Job Bidding “ data-data ( informasi ) mengenai karyawan suatu organisasi dan kebutuhan pekerjaannya disimpan dalam word prosessor atau data base, sehingga proses transfer atau promosi karyawan pada jabatan/pekerjaan yang ada, bisa lebih efektif “ Job posting“ melalui job bidding  akan mengurangi ketidak puasan dan perputaran ( turn over ) karyawan, bila penambahan posisi diisi oleh orang-orang dalam.

2. Sumber Eksternal, yang terdiri dari :

Catatan-catatan/file lamaran ; Walk in applicants ( mendatangi secara langsung ),

Lembaga-lembaga pendidikan; Open Houses  ( pelamar datang untuk mendapatkan penjelasan pada waktu-waktu yang dikehendakinya ),

Field Interview ( sama dengan open houses, hanya dilakukan diluar kota dengan biaya lebih mahal serta membutuhkan lebih banyak iklan ).

Tenaga kerja sementara ; Part-time dan kontrak, Organization Outplacing Employyees , Diret Mail Recruitment, pertemuan para profesional, Asosiasi dagang dan pameran, Agen-agen tenaga kerja swasta, dan iklan Rekrutmen.

3. Pendekatan sistem sosial ( Human relation )

Manajemen sumber daya manusia atau personalia merupakan proses yang komplek, dengan kekomplekannya maka pimpinan perusahaan mulai mengarah pada pendekatan yang lain yaitu pendidikan sistem sosial yang merupakan suatu pendekatan yang dalam pemecahan masalah selalu memperhitungkan faktor – faktor lingkungan. Setiap ada permasalahan, maka diusahakan dipecahkan dengan sebaik mungkin dengan resiko yang paling kecil, baik bagi pihak tenaga kerja maupun pemberi kerja.

4. Pendekatan paternalisme ( Paternalistik )

Dengan adanya perkembangan pemikiran dari para pekerja yang menunjukan mereka dapat melepaskan diri dari ketergantungan manajemen / maka pimpinan perusahaan mengimbangkan dengan kebaikan untuk para pekerja. Paternalisme merupakan suatu konsep yang menganggap manajemen sebagai pelindung terhadap karyawan, berbagai usaha telah dilakukan oleh pimpinan perusahaan supaya para pekerja tidak mencari bantuan dari pihak lain. Pendekatan ini mulai hilang pada waktu periode tahun 1930-an.

5. Pemeliharaan Tenaga Kerja

Didalam pemeliharaan tenaga kerja ada pelaksanaan aspek ekonomis dan non ekonomis yang diharapkan dapat memberikan ketenangan kerja dan konsentrasi penuh bagi pekerja guna menghasilkan prestasi kerja yang diharapkan oleh organisasi. Aspek ekonomis berhubungan dengan pemberian kompensasi yang berupa gaji dan bonus yang sebanding dengan hasil kerjanya. Aspek non ekonomis berupa adanya jaminan kesehatan, kesejahteraan dan serta kenyamanan dalam bekerja. Adanya kegiatan pemeliharaan tenaga kerja yang memadai akan memperkecil adanya konflik antara tenaga kerja dengan pemberi kerja. Antara lain tentang kepuasan karyawan dan komunikasi yang terjadi dalam organisasi.

Sumber:

-            Enceng Suryarama. Administrasi Kepegawaian. Cetakan ke-2; Edisi ke-3. Tangerang Selatan:Universitas Terbuka,2014.

-            Diadaptasi dan diedit dari Susilo Martoyo, Manajemen Sumber Daya Manusia, BPFE-Yogyakarta, Yogyakarta, 1994, hal. 37-49.

-            http://sofaada.blogspot.co.id/2015/12/tugas-manajemen-sumber-daya-manusia.html