1. Organisasi
merupakan sistem yang berproses, hidup dan dapat berinteraksi dengan
lingkungannya. Jelaskan maksudnya dan berikan contoh !
Jawaban:
Organisasi merupakan sistem yang berproses, hidup dan dapat
berinteraksi dengan lingkungannya dalam artian respons organisasi terhadap
lingkungan, menandakan bahwa sebagai sistem, organisasi berinteraksi dengan
lingkungan. Interaksi organisasi dengan lingkungan ini terjadi karena sistem
yang berproses tersebut bersifat terbuka. Dikatakan terbuka karena, sebagai
suatu sistem organisasi mendapat masukan atau dipengaruhi sumber energi dari
lingkungan sekitarnya, misalnya modal, material, informasi, manusia, kekuatan
sosial, dan lain sebagainya. Masukan tadi diolah menjadi suatu hasil produksi
melalui proses transformasi dan untuk selanjutnya diteruskan sebagai suatu
keluaran (output) berupa barang atau jasa untuk digunakan oleh pengguna. Para
pengguna itu nantinya akan memberikan umpan balik yang dapat berperan sebagai
masukan dalam proses selanjutnya. Umpan balik tadi sesungguhnya berperan
sebagai suatu mekanisme yang turut mengatur kehidupan suatu organisasi.
Gambar: Intereaksi
Organisasi dengan Lingkungannya
Sebagai suatu sistem yang
terbuka, setiap organisasi mempunyai karakteristik sebagai berikut:
1. Masukan.
Setiap organisasi memasukan berbagai macam energi dari lingkungan: modal, bahan
mentah, orang-orang, fasilitas, informasi,teknologi. Semua energi tersebut diperlukan
untuk menggiatkan dan menghidupkan organisasi;
2. Transformasi
organisasi. Dengan menggunakan berbagai macam proses transformasi, maka
organisasi mengubah energi masukan menjadi suatu hasil produksi, baik berupa
barang atau pun jasa;
3. Keluaran.
Setiap organisasi memberikan keluaran untuk digunakan oleh masyarakat
sekitarnya. Hasil keluaran tersebut dapat berupa barang atau jasa atau juga
informasi yang diperlukan untuk diproses lebih lanjut;
4. Tapal
batas (boundary). Suatu sistem organisasi selalu mempunyai lingkungan yang
disebut dengan tapal batas. Penggunaan tapal batas ini dimaksudkan untuk
memberikan kejelasan mengenai bidang mana yang termasuk dan tidak termasuk
dalam suatu sistem. Pada umumnya tapal batas tadi ditentukan menurut pemahaman
atas tujuan organisasi atau unit organisasi atau menurut tingkat ketergantungan
antara unsur yang satu dengan unsur yang lain;
5. Umpan
balik. Setiap organisasi memasukkan energi dari dan memberikan keluaran ke
lingkungan. Kedua hal tersebut mempengaruhi dan dipengaruhi lingkungan.
Informasi mengenai keluaran dari suatu organisasi akan bermanfaat bagi suatu
organisasi untuk menyesuaikan produksinya sehingga lebih sesuai dengan tuntutan
lingkungannya;
6. Keterbukaan.
Seperti telah dikemukakan, suatu organisasi pada dasarnya adalah merupakan
suatu sistem yang terbuka, karena setiap organisasi selalu melakukan transaksi
dengan lingkungannya. Oleh sebab itu, setiap organisasi selalu perlu memperhatikan
hasil yang terjadi dari proses transaksi tersebut;
7. Entropy.
Agar suatu organisasi dapat bertahan hidup, maka ia berusaha agar unsur-unsurnya
tidak mengalami proses kematian. Hal ini perlu mendapatkan perhatian karena
organisasi sebagai suatu organisme juga mengalami proses sakit, menua, dan bila
tidak dipelihara akan mengalami proses kematian. Suatu proses entropy dapat
dihindarkan apabila organisasi tersebut memanfaatkan berbagai macam energi yang
disediakan oleh lingkungannya;
8. Penyesuaian
secara dinamis. Walaupun selalu terdapat kecenderungan untuk selalu ada
pertukaran energi, suatu organisasi selalu juga mempunyai kecenderungan untuk
mempertahankan diri. Selalu terjadi suatu proses untuk memelihara suatu rasio
yang seimbang antara jumlah energi yang masuk dengan kekuatan untuk
mempertahankan temperature badan yang seimbang dengan temperatur sekitarnya,
sehingga badan manusia tersebut tetap dapat mempertahankan dirinya sebagai
suatu sistem. Organisasi sebagai suatu organisme pada dasarnya melakukan suatu
proses yang dikenal dengan homeo statis.
Contoh Organisasi Sistem Terbuka adalah
BUMN yang terbuka dan memberikan kesempatan kepada lingkungan (masyarakat)
untuk menyampaikan umpan balik adalah PT. Telkom.
Seperti yang
dikatakan Utama (2014) PT. Telkom memanfaatkan media sosial sebagai sarana bagi
masyarakat untuk memyampaikan keluhan. PT. Telkom memiliki akun dibeberapa
sosial media seperti facebook dan twitter yang dapat digunakan oleh masyrakat
untuk menyampaikan keluhannya. Menurut Schell dan McLeod (dalam Yulianto dan
Fitriati,2008) Umpan Balik dari lingkungan merupakan hal yang penting karena
dapat dijadikan dasar oleh organisasi dalam mengambil sebuah keputusan. Dengan
mengumpulkan umpan balik, menyeleksi umpan balik, lalu mencoba memperbaiki diri
berdasarkan umpan balik tersebut tentunya akan membuat organisasi menjadi lebih
baik. Berdasarkan contoh di atas, media yang digunakan oleh PT. Telkom juga
merupakan hasil adaptasi dari perkembangan teknologi karena sebelumnya keluhan
dari masyarakat hanya dapat dilakukan melalui telepon dan mendatangi Plaza
Telkom namun saat ini semua pengguna jasa PT. Telkom dapat menyampaikan
keluhannya kapan saja dan dimana saja melalui akun media sosial mereka.
Sumber Buku:
-
Meita Istianda[et.al.]. Pengembangan Organisasi.
Cetakan ke-1;Edisi ke-3. Tanggerang Selatan:Universitas Terbuka,2016.
Sumber Internet:
http://www.kompasiana.com/michaelsamuel/sistem-terbuka-ideal-untuk
bumn_56e390828efdfde30d183d9a
Soal:
2. Model
pengelolaan perubahan organisasi salah satunya adalah Total Quality
Management (TQM). Uraikan secara singkat proses pengelolaan perubahan tersebut
!
Jawaban:
Model
pengelolaan perubahan organisasi salah satunya adalah Total Quality
Management (TQM) atau manajemen kualitas menyeluruh. Manajemen kualitas menyeluruh
atau TQM adalah suatu filsafat manajemen yang didorong oleh kebutuhan dan
harapan para pelanggan serta menitikberatkan pada perbaikan yang berkelanjutan
dalam proses pekerjaan. TQM merupakan suatu pembaharuan atas persepsi manajemen
yang diyakini selama ini bahwa biaya yang rendah akan menaikkan produktivitas atau
harga yang murah akan menaikkan kuantitas penjualan. Adapun pendapat para ahli
mengenai Total Quality Management (TQM) sebagai berikut:
-
W.Edward Deming dan Joseph M. Juran (Robbins,2002:46) menggagaskan
ide tentang pentingnya kualitas pada tahun 1950-an tetapi hanya mendapat
sambutan yang sedikit dari lingkungannya di Amerika Serikat. Justru pihak
Jepang yang sangat antusias dengan konsep tersebut dengan menerapkannya secara
luas pada perusahaan-perusahaan di negaranya, terutama dalam mencapai
keunggulan persaingan dengan produk-produk Negara Barat. Setelah melihat
keberhasilan Negara Jepang maka pihak Barat mulai mempelajari TQM secara
serius.
Penerapan TQM dimulai dari awal
pelaksanaan fungsi perencanaan manajemen sampai akhir fungsi pengendalian
manajemen dan ada proses umpan balik, di mana output yang dihasilkan menjadi
input bagi proses produksi selanjutnya. Begitu seterusnya proses berjalan
dengan mengadakan perbaikan mutu secara terus-menerus dan terkontrol secara
rapi oleh seluruh pihak yang terlibatdalam proses produksi tersebut.
Peranan Total Quality Management (TQM) dalam Proses Perubahan Perusahaan
TQM haruslah merupakan falsafah
yang dianut oleh seluruh bagian perusahaan dan untuk melaksanakannya dibutuhkan
kerjasama antara seluruh fungsi yang berbeda. Peran fungsi-fungsi penciptaan
nilai dalam menciptakan mutu management tertinggi pada barang atau jasa yang
dibuat perusahaan yaitu sebagai berikut :
Fungsi Penciptaan Nilai
|
Peran Utama
|
| Pengolahan |
1. Mempersingkat masa
pengolahan 2. Menemukan sumber kerusakan barang |
| Pemasaran |
1. Memusatkan perhatian pada
pelanggan 2. Memenuhi keinginan pelanggan yang berkaitan dengan mutu barang atau jasa |
| Managemen Persediaan |
1. Mengurangi jumlah pemasok 2. Membantu pemasok menerapkan TQM 3. Menemukan sumber kerusakan hingga ke daerah pemasok |
| Penelitian dan Pengembangan |
Membuat rancangan barang yang memudahkan pembuatannya |
| Sumberdaya Manusia |
1. Melaksanakan program-program
pelatihan TQM 2. Mengelompokkan pekerja ke dalam kelompok-kelompok mutu |
Syarat –syarat TQM (Total Quality Management)
Menurut Goetsch dan davis (dalam Tjiptono,
2003: 15) komponen bagaimana memiliki sepuluh unsur yang meliputi :
a. Fokus
pada pelanggan
Dalam TQM, baik pelanggan Internal maupun
eksternal merupakan driver. Pelanggan eksternal menentukan kualitas produk dan
jasa yang disampaikan pada mereka, sedangkan pelanggan internal berperan besar
dalam menentukan kualitas manusia, proses, dan lingkungan yang berhubungan
dengan produk dan jasa.
b. Obsesi
terhadap kualitas
Dalam
peusahaan yang menerapkan TQM, penentu akhir adalah pelanggan internal dan
eksternal. Dengan ketetapan yang ada perusahaan berusaha maksimal untuk
memeenui atau melebihi yang telah ditentukan. Oleh karena itu, karyawan harus
mengerjakan pekerjaan sesuai pembagian.
c. Pendekatan
ilmiah
Pendekatan
ilmiah sangat diperlukan dalam penerapan TQM, terutama untuk mendesain
pekerjaan dan dalam proses pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang
berkaitan dengan pekerjaan yang didesain tersebut.
d. Komitmen
jangka panjang
TQM merupakan
suatu paradigma baru dalam menjalankan bisnis. Untuk itu dibutuhkan budaya
perusahaan yang baru juga. Oleh karena itu, komitmen jangka panjang sangat
penting guna mengadakan perubahan budaya agar penerapan TQM dapat berjalan
dengan sukses.
e. Kerja
sama tim (teamwork)
Perusahaan
yang menerapkan TQM harus membangun kerja sama tim yang baik. Kerja sama
dibangun antara karyawan dan manajer dan antar karyawan. Perusahaan juga harus
menjalin kerja sama secara baik dengan pihak-pihak lain.
f. Perbaikan
sistem secara berkesinambungan
Setiap produk
dan jasa yang dihasilkan dengan memanfaatkan proses-proses tertentu di dalam
suatu sistem/lingkungan. Oleh karena itu, sistem yang ada perlu diperbaiki
secara terus menerus agar kualitas yang dihasilkan dapat meningkat.
g. Pendidikan
dan pelatihan
Pendidikan
dan pelatihan bagi perusahaan yang menerapkan TQM adalah faktor yang sangat
fundamental. Setiap orang diharapkan dan didorong untuk terus belajar. Hal ini
berlaku prinsip bahwa belajar adalah proses yang tidak ada akhirnya dan tidak
mengenal batas usia dan jabatan. Dengan belajar, setiap orang dalam perusahaan
dapat meningkatkan keterampilan teknis dan keahlian profesionalnya.
h. Kebebasan
yang terkendali
Dalam TQM
keterlibatan dan pemberdayaan karyawan dalam pengambilan keputusan dan
pemecahan masalah merupakan unsur yang sangat penting. Hal ini dikarenakan
unsur tersebut dapat meningkatkan “rasa memiliki” dan tanggung jawab karyawan
terhadap keputusan yang telah dibuat. Kebebasan yang timbul sebagai akibat
keterlibatan dan pemberdayaan tersebut merupakan hasil pengendalian yang
terencana dan terlaksana dengan baik.
i.
Kesatuan tujuan
Agar TQM
dapat diterapkan dengan baik maka perusahaan harus memiliki kesatuan tujuan.
Dengan demikian setiap usaha dapat diarahkan pada tujuan yang sama. Akan
tetapi, kesatuan tujuan ini tidak berarti bahwa harus ada kesepakatan antara
pihak manajemen dan karyawan mengenai upah dan kondisi kerja.
j.
Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan
Ada dua
manfaat yang bisa diambil dengan adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.
Pertama, hal ini dimungkinkan untuk mendapatkan keputusan yang baik, rencana
yang lebih baik, atau perbaikan yang lebih efektif pula, karena juga mencakup
pandangan dan pemikiran dari pihak yang langsung berhubungan dengan situasi
kerja. Kedua, keterlibatan karyawan juga meningkatkan rasa memiliki dan
tanggung jawab atas keputusan dengan melibatkan orang-orang yang harus
melaksanakannya.
Sumber Buku:
-
Meita Istianda[et.al.]. Pengembangan Organisasi.
Cetakan ke-1;Edisi ke-3. Tanggerang Selatan:Universitas Terbuka,2016.
Sumber Internet:
-
http://tarrymunawiru.blogspot.co.id/2015/01/total-quality-management.html
Soal:
3. Jika
Anda seorang Konsultan dimintai bantuan untuk membenahi organisasi yang lagi
'sakit' , apa yang harus Anda lakukan untuk untuk menyembuhkan organisasi
tersebut. Jelaskan menurut pendapat Anda!
Jawab :
Menurut
pendapat saya, jika saya seorang
konsultan yang saya lakukan untuk membenahi organisasi yang lagi ‘sakit’ adalah
terkadang banyak perusahaan merasa sistem yang mereka punya kurang atau tidak
efektif dalam menjalankan roda perputaran bisnis. Sulitnya atau memang sudah
salah sejak awal, sehingga sistem yang dibuat tidak sejalan dengan visi misi
perusahaan. Sistem manajemen yang baik tentu akan memajukan perusahaan.
Meningkatkan daya saing, memperluas kerjasama, serta meningkatkan kepuasan
klien atau pelanggan.
Berikut langkah-langkah
dalam memperbaiki sistem manajemen:
- Meninjau
Proses Bisnis Perusahaan
Proses
Bisnis merupakan unsur utama dalam memperbaiki sistem manajemen. Hal ini
dipelukan guna mengetahui pola bisnis
perusahaan dengan baik, serta mengetahui proses bisnis yang benar dari mulai
input-proses sampai output. Proses Bisnis merupakan kejelasan alur proses dari
sebuah kegiatan organisasi atau perusahaan, mulai dari hulu sampai ke hilir.
Proses Bisnis ini nantinya akan menentukan jumlah fungsi serta bagian yang ada
dalam struktur organisasi.
Inti
dari Proses Bisnis yaitu harus jelas, supaya mempermudah manajemen dalam
mengendalikan dan monitoring setiap proses yang berjalan. Selain itu, hal ini
juga akan mempermudah karyawan dalam menjalani aktivitas bisnis perusahaan.
- Meninjau
Struktur Organisasi Perusahaan
Setelah
Proses Bisnis dibuat secara benar, langkah selanjutnya yaitu meninjau ulang
struktur organisasi yang ada. Hal ini sangat penting karena struktur organisasi
merupakan hal yang berkesinambungan dengan Proses Bisnis.
Struktur
organisasi yang ideal adalah struktur organisasi yang dibuat berdasarkan proses
bisnis yang ada, bukan struktur organisasi yang dibuat sekehendak hati atau
asal-asalan. Struktur organisasi wajib disusun ulang sesuai dengan proses
bisnis supaya ada kejelasan bagian atau fungsi, kewenangan, tugas dan tanggung
jawab—sehingga pelaksanaan pekerjaan tidak tumpang tindih serta segala bentuk aktivitas akan mudah dikontrol
dan dikendalikan.
Struktur
organisasi sangat menentukan suksesnya implementasi sebuah sistem. Salah satu
contohnya adalah sistem SOP. Sebab SOP yang baik adalah SOP yang dibuat
berdasarkan struktur organisasi yang sudah final, dan dengan adanya struktur
organisasi yang baik, maka fungsi wewenang dan tanggung jawab di masing-masing
proses dan bagian itu jelas bentuknya.
- Meninjau
Sarana dan Prasarana Perusahaan
Sarana
dan prasarana perusahaan sangat diperlukan dalam memperbaiki sistem manajemen
perusahaan. Hal ini diperlukan sebagai penunjang dalam menjalankan suatu sistem
manajemen, sehingga sistem yang ada menjadi lebih efektif dan efisien.
Apabila sarana dan prasarana kurang
memadai maka akan mengakibatkan sistem tidak akan berjalan dengan optimal,
bahkan bisa terkendala di lapangan. Oleh karena itu, tinjauan terhadap sarana
dan prasarana ini sangat penting, sehingga sistem dapat berjalan optimal dan
baik di dalam perusahaan.
- Meninjau
kembali efektivitas sistem yang sudah berjalan di dalam perusahaan
Meninjau
kembali sistem yang sudah berjalan, apakah sistem yang dijalankan selama ini
efektif atau malah cenderung tidak efektif. Dalam hal membangun sistem
manajemen perlu diingat, bahwa hal yang paling utama adalah implementasi di
lapangan, bukan mengesampingkan perlu atau tidaknya sebuah sistem. Sehingga
sangat diperlukan pencocokan jenis sistem manajemen yang seperti apa yang dapat
diterapkan sesuai dengan kondisi perusahaan, gaya kepimpinan manajemen, serta
kondisi kemampuan karyawan dalam menjalankan sistem tersebut.
- Meninjau
kembali komitmen dari pimpinan perusahaan
Meninjau
ulang komitmen pimpinan perusahaan sangatlah penting. Karena sebagus apa pun
sistem yang dibuat, tanpa ada komitmen yang baik dari manajemen, maka semuanya
akan sia-sia. Hal ini diperlukan karena segala sesuatu bersumber dari komitmen
pimpinan dalam menjelankan roda perusahaan. Kenyamanan para karyawan, sistem,
sarana prasarana dan lain-lain merupakan bentuk aktualisasi dari komitmen
pimpinan perusahaan. Segalanya tidak dapat optimal apabila tidak disertai dan
didukung komitmen yang baik dan kuat dari pimpinan atau manajemen.
Oleh
karena itu, komitmen pimpinan sangat penting dalam membawa perusahaan ke arah
yang progresif. Diperlukan peninjauan karena hal ini akan mempengaruhi baik
dalam sistem manajemen maupun yang lainnya, dalam penerapannya yang mana
berpengaruh pada sumber daya yang dimiliki.
Sumber
Internet:
-
http://kumitukonsultan.com/2015/10/sistem-manajemen-yang-baik-dan-benar/
No comments:
Post a Comment