Pandangan tentang administrasi dan manajemen yang saya pilih
adalah Administrasi sama dengan manajemen (Daleyorder, Dimock and
Koening), dengan sebuah ciri dimana
fungsi manajemen sama juga dengan fungsi dari administrasi yaitu sama-sama
dilakukan oleh beberapa orang. Selain itu, persamaan adalah dalam pelaksanaan
tujuan organisasi harus dibuatkan perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan
dan pengendalian.
Oleh sebab itu, pada dasarnya fungsi administrasi dan fungsi
manajemen adalah sama hanya perbedanya dimana fungsi administrasi adalah untuk
menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijaksanaan umum, sedangkan
manajemen bersifat melaksanakan kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam rangka
pencapian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan yang dirumuskan.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Azas Pengorganisasian
Pelaksanaan Pekerjaan Kantor yang tepat untuk dilaksanakan di pemerintahan
adalah Azas gabungan atau Kombinasi antara Sentralisasi dengan
Desentralisasi hal ini karena Setiap satuan kerja menangani kegiatan teknis,
menangani informasi untuk keperluan masing-masing satuan kerja. Disamping itu,
dibentuk pula satuan kerja yang secara khusus bertugas menangani informasi
untuk keperluan organisasi secara menyeluruh, dan mengoordinasikan pelaksanaan
penanganan informasi di masing-masing satuan kerja yang menangani urusan teknis
organisasi.
Dengan menggunakan asas ini dapat diperhitungkan untuk
mengurangi atau meniadakan kerugian yang ada pada masing-masing asas, baik
sentralisasi maupun desentralisasi, dan dapat mengadakan suatu kebijaksanaan
khusus bila perlu sehingga hasil yang diharapkan dalam pengorganisasian
pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut dapat berjalan optimal.
Misal:
a. untuk surat atau berkas yang berkaitan dengan semua unit
penyampaiannya dilaksasanakan oleh pusat arsip organisasi.
b. untuk surat atau berkas yang berkaitan dengan satu unit
penyampaiannya dilaksasanakan oleh unit itu sendiri.
Sumber Dari:
Halimah, Mas. 2014. ADPU4331-Administrasi
Perkantoran. Tangerang Selatan : Universitas Terbuka.
1. Azas sentralisasi (Pemusatan)
adalah pelaksanaan kegiatan atau pelayanan dalam bidang tata
usaha di suatu organisasi atau suatu kantor, dilakukan atau dipusatkan pada
satu satuan organisasi (unit) tersendiri yang khusus menangani pekerjaan kantor
atau menangani informasi. misalnya, bagian tata usaha/bagian sekretariat
sehingga unit-unit pelaksanaan tugas pokok dalam organisasi itu dibebaskan dari
pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan seperti:
a. Penggandaan
b. Pengelolaan Arsip
c. Pengetikan Surat dan lain-lain
Asas Sentralisasi bagi pekerjaan kantor berkaitan dengan
spesialisasi atau pengkhususan dalam pelaksanaan pekerjaan oleh seorang petugas
secara terus menerus.
Kebaikan atau Keuntungan penerapan asas sentralisasi adalah
:
a. Mudah menyeragamkan cara kerja
b. Mudah melakukan pengawasan
c. Penggunaan perabotan dan Peralatan kantor lebih bisa
dihemat.
d. Mudah meratakan beban kerja kegiatan kantor.
e. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel
Kelemahan penggunaan Asas Sentralisasi
a. Dengan dipusatkan semua pekerjaan kantor maka tidak
mungkin untuk menampung semua pekerjaan pada waktu yang sama sehingga pekerjaan
kantor yang penting dan memerlukan waktu cepat akan mengalami
penundaan/kelambatan.
b. Kebutuhan khas dari masing-masing unit belum tentu dapat
dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat (sentral) pelayanan kegiatan.
c. Terpisahnya letak gedung kantor atau jauhnya jarak,
dirasakan sebagai hambatan.
2. Azas desentralisasi (Pemencaran)
adalah pelaksanaan semua kegiatan atau pelayanan dalam
bidang tata usaha di setiap unit dalam organisasi diurus sendiri oleh
masing-masing unit bersangkutan. Asas ini dapat diterapkan bagi organisasi yang
kebutuhan informasinya belum rumit. misalnya: Setiap unit bagian mempunyai:
a. Seksi pengarsipan.
b. Seksi pengetikan, penggandaan dan lain-lain.
Keuntungan penerapan asas desentralisasi adalah:
a. Apabila unit kerja organisasi tersebar di beberapa gedung
maka untuk semua pekerjaan kantor jalannya akan menjadi lebih lancar.
b. Beberapa pekerjaan yang memang menurut sifatnya harus
dilakukan oleh masing-masing bagian atau didesentralisasikan karena mempunyai
ciri yang khas misalnya pekerjaan mengolah data, membuat laporan mengenai
sesuatu yang bersifat teknis dan sebagainya.
c. Karena dikerjakan oleh unit yang bersangkutan maka
surat-surat yang bersifat rahasia dapat lebih terjamin kerahasiaannya.
d. Perencanaan dan Pengawasan lebih efektif.
e. Penghematan dan waktu karena alat yang diperlukan siap di
tempat dengan jarak yang dekat.
Kelemahan penerapan asas desentralisasi
a. Apabila setiap bagian harus mempunyai alat-alat kantor
yang sama, misalnya dalama hal pengadaan mesin stensil, mesin ketik dan
sebagainya maka dalam hal ini akan memboroskan biaya kantor, apalagi mesin
tersebut penggunaannya di masing-masing unit tidak kontinyu.
b. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja.
c. Sulit mengadakan pekerjaan kantor.
3. Azas gabungan atau Kombinasi antara
sentralisasi dengan desentralisasi.
adalah asas yang menggabungkan antara asas sentralisasi dan
asas desentralisasi. Setiap satuan kerja menangani kegiatan teknis, menangani
informasi untuk keperluan masing-masing satuan kerja. Disamping itu, dibentuk
pula satuan kerja yang secara khusus bertugas menangani informasi untuk
keperluan organisasi secara menyeluruh, dan mengoordinasikan pelaksanaan
penanganan informasi di masing-masing satuan kerja yang menangani urusan teknis
organisasi.
Dengan menggunakan asas ini dapat diperhitungkan untuk
mengurangi atau meniadakan kerugian yang ada pada masing-masing asas, baik
sentralisasi maupun desentralisasi, dan dapat mengadakan suatu kebijaksanaan
khusus bila perlu.
Misal:
a. untuk surat atau berkas yang berkaitan dengan semua unit
penyampaiannya dilaksasanakan oleh pusat arsip organisasi.
b. untuk surat atau berkas yang berkaitan dengan satu unit
penyampaiannya dilaksasanakan oleh unit itu sendiri.
Sumber Dari:
Halimah, Mas. 2014. ADPU4331-Administrasi
Perkantoran. Tangerang Selatan : Universitas Terbuka.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Dari beberapa narasumber gedung, faktor lingkungan, tata
ruang, perabot dan mesin kantor,serta fasilitas lainnya perlu direncanakan
dalam sebuah organisasi karena dalam membentuk sebuah organisasi fasilitas yang
terdapat dikantor berperan dalam menunjang tujuan, visi dan misi dari
organisasi tersebut sehingga pelaksanaan organisasi tersebut berjalan optimal.
Kita ketahui kantor merupakan tempat melakukan pekerjaan kantor, yaitu kegiatan
menghimpun, mencatat, menggandakan, mendistribusikan, dan menyimpan informasi
guna membantu pucuk pimpinan organisasi dalam proses pengambilan keputusan dan
perumusan kebijaksanaan organisasi. Selain tempat bekerja, kantor juga
merupakan tempat pertemuan bagi para pegawai/ karyawan yang selama kurang lebih
9 jam ada dikantor tersebut.
Dalam menetukan lokasi gedung untuk kantor, tidak dapat
ditentukan sembarangan. Banyak permasalahan yang harus diperhatikan, dan
biasanya yang menetukan atau kata akhir ada pada pimpinan puncak organisasi.
Ada beberapa faktor yang menentukan, yaitu faktor:
1. Lingkungan sekitarnya;
2. Jarak dengan unit-unit organisasi lain yang merupakan bagian
dari keseluruhan organisasi;
3. harga atau sewa bangunan;
4. kedekatan dengan pusat tenaga kerja;
5. jalan keluar masuk pegawai;
6. keamanan.
Disamping itu, perlu dipertimbangkan pula agar bentuk dan
susunan gedung dari kantor tersebut dapat memenuhi beberapa syarat seperti
fasilitas, jaminan kesehatan pegawai, suasana yang menarik baik bagi pengguna
maupun tamu, fleksibilitas, dan keseimbangan antara dana yang dikeluarkan
dengan keuntungan.
Sedangkan tujuan perencanaan tata ruang dan fasilitas
perkantoran lainnya adalah untuk memperlancar komunikasi kerja pegawai serta
mempermudah koordinasi dan pengawasan, dan dengan demikian meningkatkan
efisiensi penggunaan waktu pada khususnya dan efisiensi kerja pada umumnya.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Kenapa surat dan laporan itu penting dalam sebuah organisasi
dan penting untuk di arsipkan hal ini karena:
- Dalam kegiatan berorganisasi, kebutuhan akan informasi merupakan kebutuhan yang sangat mendasar. Salah satu sumber informasi adalah arsip. Dengan semakin meningkatnya aktivitas dan dinamika organisasimaka akan membawa kecenderungan bertambahnya kebutuhan akan informasi dalam mendukung proses pencapaian tujuan dalam suatu organisasi.
- Dalam proses pengambilan keputusan, tentunya dibutuhkan data-data yang diolah menjadi informasi kemudian digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam proses pengambilan keputusan. Berdasarkan hal tersebut, terlihat bahwa peranan arsip sangat penting dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM).
- Arsip mempunyai peranan sebagai "pusat ingatan", sebagai sumber informasi dan sebagai "alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan" perencanaan, penganalisisan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya.
- Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat, dan benar, haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik dalam bidang pengelolaan arsip.
Mengingat peranan arsip
begitu penting bagi kehidupan berorganisasi maka keberadaan arsip perlu mendapat
perhatian khusus sehingga keberadaan arsip perlu mendapat perhatian khusus
sehingga keberadaan arsip dikantor benar-benar menunjukkan peran yang sesuai
dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam
organisasi.
Sumber dari:
-
Halimah,
Mas. 2014. ADPU4331-Administrasi
Perkantoran. Tangerang Selatan : Universitas Terbuka. (Modul 8 Kearsipan)
No comments:
Post a Comment